● Zeiterfassung für Praxen
MedITime
Vier Ziffern am Tablet. Mehr braucht das Kommen nicht.
Stempeln am Empfangstablet oder auf dem eigenen Telefon — beides führt in dieselbe Zeiterfassung. Vormittags am Tablet einstempeln, abends am Telefon Feierabend buchen: MedITime rechnet beides zusammen.
Der Kern
Kein Passwort. Keine Schulung.
Das Tablet steht vor Ort und ist bewusst dauerhaft angemeldet — niemand soll morgens im Mantel ein Passwort eintippen. Alle Personen erscheinen als Kacheln, ein Tipp auf den eigenen Namen, vier Ziffern, fertig.
Markiert, entscheidet nie selbst
MedITime weist auf fehlende Pausen und ungewöhnliche Buchungen hin — freigeben oder ablehnen tut ein Mensch. Es gibt keine automatische Entscheidung über eine Person.
Buchung geht nie verloren
Eine Buchung wird gezählt, auch wenn sie später zum Klärfall wird. Die Zeit verschwindet nicht, während jemand darüber nachdenkt.
Rechtssicher gebaut
Pausenregel nach § 4 ArbZG, Feiertage nach Bundesland, Aufbewahrung und Auskunft nach DSGVO — nicht nachträglich draufgesetzt.
Das Tablet am Empfang: alle Personen als Kacheln, mit dem Zustand von jetzt — anwesend, Pause, abwesend.
4–6
Ziffern PIN
2
Wege zu stempeln
4
Stufen Pausenprüfung
0
Bewegungsprofile
Für Mitarbeitende
Oder einfach das eigene Telefon
Das Gerät wird einmalig eingerichtet, danach genügt die PIN. Vier Bildschirme, mehr gibt es nicht — und jede Person sieht ausschließlich ihre eigenen Daten.
Heute
Oben was schon zählt, darunter genau die Schaltflächen, die jetzt möglich sind. Dazu Tagesverlauf und Bilanz — Soll, Ist und was noch fehlt.
Meine Zeiten
Der ganze Monat, Tag für Tag, mit Monatssumme und Saldo. Fehlt eine Buchung, wird sie hier nachgetragen — als Antrag, nicht als Änderung.
Urlaub
Anspruch, Übertrag aus dem Vorjahr, genommen, Rest. Der Übertrag wird zuerst verbraucht, damit er nicht verfällt, während neuer Urlaub genommen wird.
Ihre Daten gehören Ihnen
PIN jederzeit selbst ändern — ohne den Umweg über die Organisationsleitung. Nach fünf Fehlversuchen ist die PIN 15 Minuten gesperrt; erfasste Zeiten sind davon nie betroffen.
Eigene Daten herunterladen, in zwei Formaten: eine PDF zum Lesen mit Arbeitszeiten, Tagesbilanzen und Urlaubskonto (Art. 15 DSGVO) und eine JSON-Datei zum Mitnehmen zu einem anderen Anbieter, inklusive der technischen Rechengrundlage jedes Tages (Art. 20 DSGVO).
Smart Check-in ist ausgeschaltet, bis die Person selbst zustimmt. Und selbst dann: innerhalb der Organisation wird kein Ort gespeichert. Nur wer außerhalb bucht und im Moment der Buchung ausdrücklich zustimmt, hinterlässt eine Koordinate — die nach 90 Tagen ohnehin verschwindet.
Für die Leitung
Zwei Fragen: Wer ist da — und was muss ich entscheiden?
Die Startseite beantwortet beide. Ist nichts zu erledigen, ist der Kasten leer statt grün — ein leerer Kasten ist eine ehrlichere Auskunft als ein Häkchen.
Übersicht
Anwesend, Pause, abwesend, Urlaub — der Stand jetzt. Darunter offene Klärfälle und wartende Anträge, jeweils mit direktem Weg dorthin.
Der Systemblock sagt unverblümt, woran es hakt: „Sicherung nur auf demselben Datenträger wie die Datenbank“ oder „Wiederherstellung geprüft: nie — eine ungeprüfte Sicherung ist eine Hoffnung“.
Live Board
Wer gerade da ist, wer in Pause, seit wann. Gedacht für einen mitlaufenden Bildschirm im Hintergrund, nicht für die tägliche Arbeit.
Es enthält keine Beträge und keine Salden — es kann also auch dort hängen, wo Patienten vorbeigehen.
Klärfälle — jeder benannt, jeder wartet auf einen Menschen
Fehlende Pause, Buchung außerhalb des Arbeitsorts, offener Tag: MedITime benennt den Fall und legt ihn hin. Entschieden wird von Hand, mit Begründung, und die betroffene Person sieht die Entscheidung.
Die Pausenprüfung hat vier Stufen — von „nicht prüfen“ über „melden“ bis „blockieren“, wobei blockieren den Monatsbericht sperrt, bis der Fall geklärt ist. Welche Stufe gilt, entscheidet die Praxis, nicht die Software.
Nachträge aus der App landen als Korrekturantrag hier. Erst mit der Freigabe zählt die Zeit; bei Ablehnung ist eine Begründung Pflicht.
Der Nachweis, den man aushändigt
Monatsbericht je Person, unterschriftsreif als PDF: Tag, Zeiten, Plan, Soll, Ist, Differenz, Hinweise. Dazu der Organisationsbericht über einen frei gewählten Zeitraum.
Für die Lohnbuchhaltung gibt es einen API-Zugang — abgeschaltet, bis er eingeschaltet wird. Ein Token wird genau einmal angezeigt und lässt sich jederzeit widerrufen.
Planung
Urlaub, Krankheit und wer wann da sein muss
Urlaubskalender
Der ganze Monat je Gruppe: beantragt, genehmigt, abwesend. Beim Entscheiden prüft MedITime die Mindestbesetzung und weist hin, wenn sie unterschritten würde — blockieren tut es nicht. Sie kennen Ihre Praxis besser als eine Zahl.
Mitarbeiter und Gruppen
Person anlegen heißt: Vorname, Nachname, „beschäftigt seit“, PIN. Arbeitszeitmodell und Gruppe kommen dazu. Gruppen tragen die Mindestbesetzung — die Grundlage für die Konfliktprüfung bei Urlaubsanträgen.
Was MedITime bewusst nicht tut
Zeiterfassung in einer Praxis berührt Beschäftigtendaten. Diese Liste ist keine Marketing-Zurückhaltung, sondern eine Bauentscheidung.
Kein Bewegungsprofil
Es gibt keine Strecke, keine Route, keine Historie von Aufenthaltsorten. Nur einzelne Buchungen, und auch nur außerhalb der Organisation.
Keine Ortung im Hintergrund
Der Standort wird ausschließlich im Moment einer Buchung abgefragt, und nur wenn die Person zustimmt. Ist er nicht feststellbar, steht dort „Standort unbekannt“.
Keine automatische Entscheidung
Kein Antrag wird automatisch abgelehnt, keine Zeit automatisch gestrichen. MedITime legt den Fall hin — entscheiden tut ein Mensch, mit Begründung.
Keine Aussage über Arbeitsfähigkeit
Über eine Krankmeldung wird entschieden, nicht über die Arbeitsfähigkeit — die beurteilt eine Ärztin. Abgelehnt wird, wenn der Nachweis fehlt, nicht weil jemand zweifelt.
Betrieb und Sicherheit
Was die Praxis nicht selbst tun muss, weil es Teil der Flatrate ist.
Tägliche Sicherung
Verschlüsselt mit AES-256-GCM, 30 Tage Aufbewahrung, dazu 12 Monatsstände. Die Wiederherstellungsprobe läuft wöchentlich — eine ungeprüfte Sicherung ist eine Hoffnung, kein Backup.
Zwei-Faktor für die Verwaltung
Zusätzlich zum Passwort ein Code aus einer Authenticator-App. Die Verwaltung meldet sich außerdem nach 10 Minuten ohne Eingabe automatisch ab — das Telefon der Mitarbeitenden bleibt angemeldet.
Feiertage automatisch
Die gesetzlichen Feiertage des Bundeslandes sind eingetragen und werden jährlich fortgeschrieben. Brückentage und Betriebsferien kommen als eigene Schließtage dazu.
Wer sieht was
Jede Person hat einen eigenen Zugang — geteilte Zugänge machen jedes Protokoll wertlos.
| Rolle | Sieht |
|---|---|
| Mitarbeitende | Ausschließlich die eigenen Zeiten, das eigene Urlaubskonto, die eigenen Anträge |
| Organisationsleitung | Alle Personen, Klärfälle, Anträge, Stammdaten, Berichte und Einstellungen der eigenen Organisation |
| Live Board | Nur Anwesenheit und Pause — keine Beträge, keine Salden, patientensicher |
| Plattformbetrieb | Getrennter Zugang, verwaltet Organisationen — nicht deren Zeitdaten |
Worauf sich das stützt
Kein Zusatzmodul, sondern eingebaut: die Regeln stehen im Programm, die Fundstelle steht daneben.
| Grundlage | Was MedITime daraus macht |
|---|---|
| § 3 ArbZG — Höchstarbeitszeit | Klärfall bei mehr als 8 Stunden werktäglich bzw. der zulässigen Verlängerung |
| § 4 ArbZG — Pausen | 30 Minuten über 6 Stunden, 45 über 9 — vier Stufen der Behandlung |
| § 5 ArbZG — Ruhezeit | Klärfall bei weniger als 11 Stunden zwischen Feierabend und nächstem Beginn |
| § 3 EFZG — Entgeltfortzahlung | Genehmigte Krankheitstage werden mit dem Soll gutgeschrieben |
| § 5 EFZG — Nachweispflicht | Bescheinigung spätestens am vierten Kalendertag |
| § 3, § 7 BUrlG — Urlaub | Anspruch, Übertrag, Verfall zum Stichtag; Resturlaub wird zuerst verbraucht |
| § 9 BUrlG — Krank im Urlaub | Betroffene Tage werden dem Urlaubskonto automatisch zurückgebucht |
| § 195 BGB — Verjährung | Bescheinigungen werden nach drei Jahren automatisch gelöscht |
| § 87 BetrVG — Mitbestimmung | Standortprüfung im Auslieferungszustand aus, als mitbestimmungspflichtig benannt |
| Art. 5, 9, 15, 20 DSGVO | Datensparsamkeit, Gesundheitsdaten, Selbstauskunft, Datenmitnahme |
Zeiterfassung, die niemanden ausbremst.
Wir richten MedITime mit Ihren Arbeitszeitmodellen ein und zeigen es an Ihrem Empfang — mit Ihren Gruppen und Ihrem Bundesland.